Vladan Balaban, generalni direktor "M&I Systems, Co. Group" - ARIS BPM je vodeći virtuelni menadžer uspešnog poslovanja

(Vladan Balaban)

Tržišni lideri, u današnjem zahtevnom i često neizvesnom poslovnom okruženju, svoju konkurentsku prednost prvenstveno duguju naprednom korišćenju informacija i besprekornom upravljanju poslovnim procesima. Tempo sve učestalijih promena zahteva brz, fleksibilan proces u kom IT i biznis rade zajedno, koristeći alate i rešenja koja ne podržavaju samo trenutne ciljeve organizacije, već ih pripremaju za nove izazove u budućnosti.

Odavno se više ne postavlja pitanje da li kompanija treba i koliko da investira u IT, već se glavne debate vode o odabiru softvera od kog se očekuje racionalizacija troškova, optimizacija poslovanja, standardizacija procedura, odnosno sveobuhvatna i konstantna podrška poslovanju. Zato se kompanije opredeljuju za rešenja koja obezbeđuju neprekidnu komunikaciju svih segmenata preduzeća i profila radnika koji učestvuju u upravljanju pojedinim procesom, grupom procesa, ili celokupnim preduzećem. Jedan od najzastupljenijih IT i biznis projekata koji ima odgovor na savremene poslovne izazove, unapređuje operacionu efikasnost i stvara novu vrednost poslovanja je Business Process Management (BPM).

O značaju informacionih tehnologija u upravljanju poslovnim procesima i benefitima od uvođenja BPM-a, za "eKapiju" govori Vladan Balaban, generalni direktor "M&I Systems, Co. Group", jedne od vodećih domaćih tehnološko-konsultantskih IT kuća.

eKapija: Tema "Business Process Management"-a sve je zastupljenija u poslovnoj zajednici, mada se čini da donosioci odluka ponekad nisu sasvim sigurni kako BPM funkcioniše i koje benefite kompanije ostvaruju implementacijom tog softverskog rešenja.

- BPM možemo objasniti na vrlo jednostavnom primeru. Dnevno poslovanje svake organizacije - od zadataka portira do donošenja odluka generalnog direktora, čini niz specifičnih poslovnih procesa. Te procese obavljaju zaposleni različitih profila i uz različita zaduženja. Centralno mesto komunikacije svih učesnika, sektora i hijerarhijskih nivoa preduzeća predstavlja jedinstvena platforma BPM-a koja svima njima upravlja. I ne samo da upravlja, već se prilagođava i aspektima tog upravljanja, kako poslovnom, tako i tehnološkom.

Određena BPM platforma je, dakle, informaciona tehnologija, skup IT proizvoda kojim se stalno i sistematski unapređuju procesi u organizaciji, čineći ih efikasnijim, efektivnijim, fleksibilnijim, bolje koordinisanim i kontrolisanim, a samim tim i sposobnijim prilagođavanju promenama uslova poslovanja. BPM ima holistički prilaz koji kompaniji pruža direktniju kontrolu nad operacionim procesima. To rezultira kvalitetnijim i bržim izvršavanjem zadataka, većom produktivnošću, zadovoljnijim zaposlenima i, naravno, klijentima kompanije. Osnovna operaciona vrednost BPM-a je sposobnost da se sa više procesa upravlja uz manje truda, i postizanje boljeg kvaliteta.

eKapija: Čelni ljudi u organizaciji vole da unapređenje kvaliteta poslovanja o kome govorite izraze u brojkama. Koje su očekivane prednosti uvođenja BPM-a, odnosno uštede za kompanije?

- Dosadašnje iskustvo pokazalo je da uvođenje ARIS BPM platforme smanjuje troškove poslovnog procesa i do 15%, uz povećanje njegovog kvaliteta procesa, odnosno manji broj grešaka do 30%. Veoma je važno naglasiti i uštede u vremenu koje mogu biti i 30%, zatim kraći period obuke zaposlenih, što automatski uzrokuje i niže troškove od 10-30%. Uvođenje ARIS BPM-a u poslovanje omogućava i manje internih zahteva za podrškom - od 15 do 30%, zatim smanjen broj pritužbi od strane korisnika 15-30%. Jedna od značajnih prednosti tog rešenja je i bolje predviđanje budućih situacija i planiranje koje se unapređuje i do 30%.

eKapija: "M&I Systems, Co. Group", uvrstio je u svoj portfolio i konsultantske usluge u domenu BPM-a, gde sarađujete sa "IDS Scheer" – članicom "Software AG" grupe. Da li su kompanije u Srbiji prepoznale značaj BPM-a i u kom sektoru ima najviše interesovanja?

- Uvođenje BPM je već dugo jedna od najznačajnijih tema u kompanijama koje žele da svoje poslovanje učine konkuretnijim, optimalno upravljaju resursima, zadrže postojeće i steknu nove kupce. I toga je svesno sve više donosioca odluka i u Srbiji.

Partneri smo "IDS Scheer"-a, firme iz "Software AG" grupe koja je svetski lider na području "Business Process Management"-a. Trenutni portfolio čini više od 10.000 klijenata u 75 zemalja, a ta grupacija više od 25 godina unapređuje procese i isporučuje proizvode i usluge velikim i uspešnim kompanijama. Iz dosadašnjeg iskustva, za ARIS BPM u Srbiji najviše su bile zainteresovane banke među kojima su recimo Razvojna banka Vojvodine, Credit Agricole banka Novi Sad, a od značajnih referenci svakako bih pomenuo uvođenje ARIS BPM-a u kompaniju "Knjaz Miloš", JP "Vodovod i kanalizaciju" Sremska Mitrovica, Te-To Novi Sad i "Elektrovojvodinu". Konkretno, za "Knjaz Miloš" uradili smo kompletan BPM za sve procese u kompaniji, a vodeći proizvođač vode u Srbiji planira i nadogradnju svog ERP rešenja. Očekujem da će u narednom periodu sve više kompanija spoznati značaj BPM za savremeno poslovanje, strateško planiranje i odlučivanje.

eKapija: Dosta kompanija pomoć IT-a zatraži kad je problem u organizaciji već nastao. Koje su to tipične situacije, odnosno nedostaci koji se prevazilaze uvođenjem BPM-a? Zašto nam je potrebna procesna orijentacija?

- ARIS BPM platforma je skup IT proizvoda koja rešavaju niz problema sa kojim se organizacije svakodnevno susreću: nedefinisanost uloga, funkcija i odgovornosti zaposlenih, neusklađenost prioriteta i procedura, odlazak ključnih radnika i neadekvatne zamene, kao i nerešavanje unutrašnjih problema. Usled toga se javlja neadekvatan odnos i nepostojanje strategije prema tržištu i kupcima. Ako govorimo o tehnološkim nedostacima, onda je to uglavnom aplikacijski sistem koji ne odgovara stvarnim procesima i nezadovoljavajući kvalitet podataka. Često se susrećemo i sa lošom koordinacijom između organizacionih jedinica što stvara gubitke informacija i vremena. Problem u poslovanju stvaraju i netransparentni procesi u implementaciji, teškoća praćenja procesa u celini, neusklađene metode pri čemu decentralizovani projekti koriste različite pristupe i alate za dokumentovanje procesa.

Navešću jedan primer iz loše vođenog procesa u proizvodnji. Recimo, preduzeće izdaje poseban radni nalog za proizvodnju jednog elementa, a zatim se za taj elemenat pravi crtež u drugom sektoru. U sledećoj fazi taj deo se izrađuje u više etapa, ali nepovezanim mašinama, što uzrokuje dosta zastoja. Sistem o kom govorimo sastoji se iz poslovnih procesa, a zadatak BPM da je da uspostavi jedinstvenu, efikasnu, fleksibilnu, sistematsku i stalnu platformu komunikacije svih učesnika u poslovnom životu jedne kompanije.

eKapija: Kaže se da BPM, uz pomoć odgovarajuće platforme, vraća fokus na ono što je bitno u svakom poslu – sam posao. Stoga je ključno pitanje za kompanije izbor pravog softverskog alata. Nezavisne analitičke kuće kao najbolje rešenje za modelovanje i analizu poslovnih procesa ističu upravo ARIS. U čemu je njegova prednost?

- Specifičnost ARIS-a je specijalizovani softver koji dinamički prati i menja procese, pa se promena bilo kog dela procesa može automatski odretiti, bez značajnijeg utroška vremena. Stoga je i implementacija novih procesa znatno brža i jednostavnija, što organizaciji obezbeđuje nesmetane promene – od strategije i dizajna, preko implementacije do kontrolinga.

Dakle, alat je osmišljen tako da omogući uključivanje svih elemenata bitnih za poslovni proces u sam poslovni model – organizacionu strukturu, proizvode/usluge, funkcije, poslovne događaje, IT sektore, podatke, veze među objektima, itd. Osim toga, ARIS platforma odgovara i na pitanje životnog ciklusa BPM-a. Naime, pojedini alati dostupni kroz ARIS platformu podržavaju svaku fazu životnog ciklusa BPM-a. Platforma je dovoljno moćna da korisnika podrži kroz sve faze životnog ciklusa BPM-a od strateškog planiranja poslovnih procesa, preko njihovog dizajna i implementacije, do faze kontrolinga.

eKapija: Kako "M&I Systems" pomaže potencijalnim klijentima u odabiru pravog softverskog alata i identifikovanju stvarnih potreba preduzeća?

- Svaki naš korisnik zajedno sa konsultantima "M&I Systems, Co." konfiguriše "svoju" platformu, birajući proizvode u skladu sa specifičnim poslovnim potrebama. Niko bolje od samog klijenta ne poznaje njegovo poslovanje, pa je stoga glavni posao BPM konsultanta da sasluša kupca, pomogne mu u formulisanju predloga unapređenja i obezbedi metodologiju kojom će realizovati ciljeve.

Dakle, najpre se trudimo da od klijenata dobijemo odgovore na nekoliko ključnih pitanja, a osnovno je šta uvođenjem BPM-a žele da postignu. Pri tom je jedna od najvažnijih stvari da klijentu objasnimo da osmišljavanje i uspostavljanje BPM-a može biti projekat, ali da sam BPM sistem sasvim sigurno nije i ne sme da se posmatra kao projekat. Razlog tome je jednostavan – BPM je proces, i stoga on mora da bude stalna aktivnost. Takva stalna aktivnost će imati veliki uticaj na budući rad i rezultate preduzeća i stoga mora da ima adekvatnu metodološku osnovu. Zato je pri izboru platforme BPM-a upravo to ključno pitanje – nudi li platforma samo mogućnost izrade slike poslovnih procesa ili postoji neka metodologija "usađena" u samu platformu tj. softverski alat. Upravo takva platforma je ARIS.

"M&I Systems, Co. Group" pri analizi tzv. slabih tačaka na postojećim procesnim modelima klijenta uvek analizira stvarne troškove procesa, aktivnosti i zadatke koji su organizaciji posebno skupi, targetiramo procese koje treba da redizajniramo kako bismo smanjili troškove. Takođe je važno znati koliko koštaju interne usluge, procesi u različitim poslovnim segmentima, imaju li neka radna mesta organizacione jedinice posebno izražen trošak. Sve su to informacije koje nam daju polaznu osnovu za implementaciju BPM-a.

eKapija: Da li postoje industrije i veličine preduzeća koje su posebno pogodne za uvođenje ARIS BPM-a?

- BPM je dovoljno blizak i podjednako značajan svim privrednim sektorima, svim upravljačkim nivoima kompanije, pa samim tim i svim profilima poslovnih ljudi. ARIS BPM je platforma koja je jednako važna za klijente iz finansijskog sektora (banke, osiguranje), sektora telekomunikacije, medije, energetike, javnog sektore, transporta, trgovine, IT, logistike. Kada je reč o veličini preduzeća nema posebnih zahteva, ali svakako da je srednjim i velikim preduzećima neophodna podrška BPM-a u poslovanju.

eKapija: Može li se bez konkretnih podataka govoriti o veličini investicije u ARIS BPM?

- Investicija zavisi od samog broja procesa koji se žele optimizovati. Povraćaj investicije (ROI) zavisi od veličine ulaganja, a obično je to minimum 5% povećanja prometa na godišnjem nivou.

eKapija: Da li je filozofija BPM-a uspela da prevaziđe česte razlike u komunikaciji između IT i biznis sektora koji su zahvaljujući naprednoj softverskoj platformi pronašli zajednički dijalekat i prevazišli jaz u razmevanju?

- Moglo bi se reći. Fokus informacione tehnologije kao poslovnog alata se menja i sve više i direktnije doprinosi poslovnim procesima koji se tiču potrošača i partnera. Akcenat je na automatizaciji razmene informacija i saradnji svih organizacionih struktura. Zahvaljujući takvom odnosu, međusobne veze poslovnog modela, poslovnih procesa i IT arhitekture BPM-a omogućavaju preduzeću fleksibilnost poslovnih procesa – od upravljačkog nivoa, preko izvršenja, pa sve do kontrole pojedinih segmenta poslovnog procesa.

Unapređenje komunikacije bila je neminovnost, jer se tempo poslovnih promena značajno ubrzao poslednjih nekoliko godina i IT je morao da pomogne kompanijama da se suoče sa različitim uticajima koji menjaju njihovo okruženje. Odavno je jasno da ne postoji način da se posao osigura protiv promena, osim da se stalno menja. Stoga to menjanje ne sme biti komplikovano i traumatično za kompaniju, a upravljanje procesima treba poveriti alatima koji dinamički generišu promene bez opterećenja po sistem. Upravo je to jedna od osnovnih prednosti uvođenja ARIS BPM-a, koji, da ponovim, svaka kompanija treba da shvati kao proces i stalnu aktivnost koja stalno unapređuje poslovanje.