Predrag Živković, direktor servisa Moj-eRačun - Kako da pripremite poslovanje za uvođenje eRačuna

Srbija ima jednu od najvećih stopa rasta korišćenja eRačuna u regionu. Gotovo 25.000 firmi danas aktivno šalje i prima eRačune pripremajući se tako za skorašnje uvođenje obaveznog eRačuna u svakodnevnom poslovanju. Kako u moru neoproverenih PDF računa prepoznati onaj ispravni i kako što lakše i brže zameniti papirne račune eRačunima.

eRačun će uskoro postati obavezan u segmentu poslovanja sa javnim preduzećima, stoga je domaćim firmama ostalo još vrlo malo vremena za pripremu, odnosno privikavanje na slanje i primanje eRačuna. Šta to znači za domaće tržište, koji su koraci potrebni za što lakši prelazak na eRačune, te kako u moru neispravnih prepoznati onaj ispravan eRačun, otkrio nam je Predrag Živković, direktor servisa Moj-eRačun, osoba koja nam o ovoj temi može jako puno reći.

- Reč je stvarno, po našim saznanjima, o 25.000 aktivnih firmi koje šalju i primaju eRačune, što je samo po sebi ne zanemarljiva brojka. Moram naglasiti kako Srbija zasigurno ima potencijal velikog rasta korišćenja eRačuna u regionu, a sve to u skladu sa predstojećom zakonskom regulativom. U Evropi je, doduše, taj proces započeo pre nego kod nas, ali je i naše nadležno ministarstvo vrlo brzo uočilo kako je eRačun neophodan u poslovanju jer ga čini efikasnijim, pravno sigurnijim, bržim i kvalitetnijim. U tih 25.000 privrednih subjekata - korisnika ima iz svih tržnih segmenata, a interes za eRačun je bio podjednak u onim velikim, kao i među srednjim i malim firmama. Mene ove srednje i male firme nekako najviše intresuju jer to pokazuje napredno razmišljanje u tim firmama, njihovu borbu na tržištu i želju da ostvare uštede i budu konkurentniji, a svi znamo da su to uslovi opstanka na tržištu, a zatim i rasta.

- Dosta firmi kao razlog navodi skoro uvođenje obaveznog eRačuna u javnoj nabavci, što je vrlo jak pokretač. No, mišljenja sam da nije to jedini razlog. Firme su postale svesne da eRačun nije nešto što dolazi i što će jednog dana koristiti, već je to vrlo koristan alat koji njihova konkurencija već koristi i njim postiže bolju efikasnost i ostvaruje značajne uštede. Preduslova za korišćenje eRačuna nema. Svaka firma može uvesti eRačun u svoje poslovanje, dovoljan je samo interes i želja za napretkom. Posebno ističem želju za napretkom jer se često susrećem sa osobama koje neće ili ne žele promene. No, svaki direktor zna da bez unapređenja poslovanja nema napretka, a bez napretka firma ne može opstati na tržištu.

- Izuzetno velik broj firmi u Srbiji šalje PDF putem e-maila i uvereni su kako šalju eRačune jer su napisali da je račun izdat elektronski te je vežeći bez pečata i potpisa. Još je tragičnija pojava da čak i neki proizvođači računovodstvenih softvera u svojim programima imaju opciju "pošalji eRačun" koja funkcioniše po principu slanja neoverenog računa e-mailom. Neverovatna je hrabrost i needukovanost takvih proizvođača programa koji svoje korisnike dovode u zabludu. PDF račun poslat e-mailom nije i nikada neće biti eRačun. Zakonodavac je tu jasan. Kako bismo nešto nazivali eRačunom, ako je on i u PDF obliku, moramo imati osiguranu verodostojnost porekla pošiljaoca i primaoca, a to znači da se eRačun ne može poslati e-mailom, nego sigurnim kanalima, što elektronska pošta nije. Takođe, moramo imati osiguranu celovitost sadržaja eRačuna, što znači da on mora biti potpisan ispravnim sertifikovanim potpisom i vremenskim žigom. Uz sve navedeno, veoma je bitna stavka i čitljivost eRačuna. Ako bilo koji od ova četiri elementa nedostaje, ne možemo reći da je reč o eRačunu. Sada se verovatno pitate pa kako se onda šalju eRačuni. Odgovor je putem informacionog posrednika. Znači li to da nikako ne možete sami slati eRačune? Naravno da ne. Ali samostalno slanje eRačuna retko je kome isplativo. Povukao bih tu analogiju s poštom; svoje račune ne morate slati poštom, možete ih i lično dostavljati, ali isplati li vam se to? Naravno da ne.

- Slanje eRačuna je apsolutno sigurno. U Srbiji ne znam ni za jedno negativno iskustvo. Naime, eRačun je kategorija preporučene pošiljke jer kod njegovog slanja pošiljalac ima tačno vreme i datum kada je primalac preuzeo eRačun. Možda je zanimljivo napomenuti kako ne znam nijednu firmu koja je krenula sa slanjem eRačuna, a da je nakon toga prestala. Volim to uporediti sa mobilnim telefonima. Znate li ijednu firmu koja je počela koristiti mobilne telefone pa ih onda ukinula i vratila se na fiksne telefone?

- Servis Moj-eRačun je još pre tri godine krenuo s izgradnjom mreže unutar koje će firme moći razmenjivati eRačune i to ne samo kao ispravno overene PDF-ove, već i u digitalnom (XML) obliku. Danas je u tu mrežu integrisano više od 70 ERP integratora, a u završnoj fazi integracije ih je još nešto više od 40. Danas više od 80% firmi koje koriste ERP imaju mogućnost svom kupcu poslati eRačun u digitalnom XML obliku.

- Edukacija je izuzetno bitna stavka u celom procesu jer firme, odnosno zaposleni o eRačunima znaju veoma malo. U većini slučajeva to neznanje je upravo razlog zbog kojeg se opiru promenama koje bi njihovom poslovanju donele benefite. Na tržištu već gotovo dve godine postoji stručna edukacija pod nazivom Moj-eRačun Akademija koju je do danas prošlo više od hiljadu firmi s gotovo tri hiljade polaznika. Moja je preporuka, da pre samog uvođenja eRačuna u poslovanje svakako prođete edukaciju jer je njena svrha upravo da vas obuči kako da izvučete maksimum koristi iz eRačuna. Više o edukaciji možete saznati na web stranici servisa Moj-eRačun (https://www.moj-eracun.rs/cms/product/eracun-akademija). Naravno, edukacija, iako jako korisna, nije obavezna tako da oni koji imaju želju i potrebno znanje, mogu već sutra početi slati i primati eRačune. Rekao bih da pristup zavisi od veličine i organizacije firme.

- Apsolutno! Istraživanja pokazuju da male i srednje firme, a takvih je na tržištu gotovo 99%, na uvođenje eRačuna ne žele potrošiti više od 15 minuta. Servis za slanje eRačuna koji odaberete mora korisniku biti jednostavan za uvođenje i siguran za korišćenje. Uveravam vas da gotovo svaka firma može krenuti sa slanjem eRačuna za dvadesetak minuta. Naravno da nećete u 15 minuta početi slati eRačune svima poslovnim saradnicima. Niste ni kada ste prohodali odmah mogli trčati. Upravo tako i s eRačunom, u dvadesetak minuta napravićete najvažni prvi korak, a kasnije će se sve odvijati po automatizmu.

- Ljude često buni definicija eRačuna. Recimo to ovako: eRačun mora biti u slikovnom obliku (hajdemo pojednostavljeno, ne informatički stručno, reći da je PDF neki oblik slike), a mora biti i u digitalnom obliku. U bilo kojem od ta dva oblika, kada eRacun šaljete ili primate, morate imati osigurana četiri uslova koje sam ranije naveo. Ako ta četiri uslova ne poštujemo, tada ne možemo govoriti da elektronski zapis koji šaljemo ili primamo predstavlja eRačun i u tom slučaju moramo slati ili primati papirne račune. Ta četiri uslova upravo je postavio zakonodavac kao obavezu, odnosno time je utvrdio pravnovaljani oblik eRačuna. Predlog zakona je u završnoj fazi i njegova primena se očekuje početkom sledeće u sferi javne nabavke i polovinom sledeće godine za sve poslovne subjekte.

- Svakako da u pojedinim firmama uvođenje eRačuna zahteva određena organizacijska prilagođavanja. Upravo zato navodim kako je izuzetno važno da firme krenu sa slanjem eRačuna prema nekoliko kupaca kako bi stekle iskustvo i uvidele koje procese treba da menjaju, koje da prilagode, a koje su im uvođenjem eRačuna naprosto postale višak. Iz sopstvenog iskustva mogu vam reći da ne znam nijednu firmu koja je imala želju za uvođenjem eRačuna, a da ga nije uvela.

- Velike kompanije su malo trome pa se nešto sporije uključuju, tako da male i srednje firme tu definitivno prednjače. Mislim da tu zasigurno veliku ulogu igra manji broj osoba uključenih u procese odlučivanja, kao i velika dostupnost informacija i jednostavan proces započinjanja slanja eRačuna. Naime, za početak dovoljna je registracija na servisu Moj-eRačun

(https://www.moj-eracun.rs/rs/Account/Register) nakon čega je, uz pomoć tehničke podrške servisa, kroz 15 minuta moguće poslati prvi eRačun.

- Preporučio bih da što pre krenu u pripremu i primenu digitalizacije, primanje i slanje računa, da ne čekaju poslednji trenutak jer moze dovesti do zastoja u realizaciji naplate i nemogućnosti redovnog poslovanja. Zakon je jasno definisao rokove za primenu i moramo shvatiti da što pre krenemo da se pripremamo, spremniji ćemo dočekati sve obaveze koje nas očekuju u procesu digitalizacije poslovanja.