Kvalitetan informacioni sistem kao podrška u proizvodnji hrane - FIS ERP sistem unapredio rad "Mlekare Šabac"

Moderni poslovni softver je dostupan svima, a odluka o izboru najboljeg zavisi od toga koliko to rešenje može da se prilagodi specifičnom poslovanju. Različiti moduli ERP (Enterprise Resource Planning) sistema se danas prilagođavaju specifičnim industrijama. S obzirom na to da su poljoprivreda i proizvodnja hrane u Srbiji vodeće privredne grane, kvalitetan informacioni sistem koji u potpunosti zadovoljava sve standarde prehrambene industrije je neophodan.

"Mlekara Šabac", koja postoji više od 70 godina i koja nakon privatizacije beleži intenzivan razvoj, odlučila je da svoj zastareli ERP zameni FIS ERP sistemom. FIS (Financial and Industrial Systems) je softver kompanije "Digit" koji omogućava kontrolu, analizu i upravljanje svim poslovima i novčanim tokovima kompanije.

Za proteklih 6 godina u "Mlekari", koja je deo Koncerna "Farmakom MB", je investirano u svaki pogon, uvedene su nove, savremene proizvodne linije sa ciljem da proizvodi budu najvišeg kvaliteta. "Mlekara Šabac" ima oko 4.000 dobavljača, razgranatu distributivnu mrežu i oko 500 zaposlenih.

Kao razlog za prelazak na novi informacioni sistem, u "Mlekari" navode da im je proširenje posla samo po sebi nametnulo potrebu za uvođenjem novih modula i sistema, kao i da su saradnja sa svetskom bankom i konstantno prisustvo priznatih revozorskih firmi bili dodatni faktor da se krene u implementaciju novog ERP-a.

Kako kažu u "Mlekari", prelaskom na FIS uveli su savremenu tehnologiju, tj. veb orjentisan sistem baziran na "Oracle" platformi i sa osnovnim principom "jedan podatak se samo jednom unosi". Dodatno, olakšan je pristup ERP-u spolja, kao i interakcija sa drugim softverima koji se koriste.

Sistem koji je odgovorio na specifične potrebe "Mlekare šabac"

Nikola Bresliev, ERP Software Systems and Solutions direktor u kompaniji "Digit", koja je implementirala ovo rešenje, naglašava da je FIS ERP u "Mlekari Šabac" unikatan sistem ukalupljen u njihove potrebe.

Sistemom je obuhvaćeno kompletno poslovanje "Mlekare", pokriveni su svi biznis procesi, a sistem FIS je dorađivan prema procesima rada proizvođača mleka iz Šapca.

Jedan od najvećih izazova, kako za "Mlekaru" tako i za softversku kuću "Digit" , bio je uvođenje podsistema u otkup sirovina. Ovaj deo ERP sistema je potpuno nov i razvijen je od nule.

- U pitanju je kompleksno rešenje koje obuhvata više različitih sistema i podrazumeva generisanje kako informacija o otkupu sirovina, tako i podataka iz drugih sistema. Rešenje otkupa sirovina je konfigurabilno i parametrizovano. Obračun koliko "Mlekara" treba da isplati dobavljaču se radi na osnovu masnih jedinica. Na primer, dobavljač isporučuje mleko kvaliteta 4% i na osnovu toga se formira cena. Međutim, "Mlekara" je najavila da planira da uvede dodatne parametre u obračun – proteine, druge kvalitativne elemente, što će direktno uticati na cenu mleka. Zato smo napravili sistem koji omogućava da "Mlekara" sama može da upisuje formulu po kojoj će se raditi obračun.

I Dejan Jovanović, direktor Sektora za informatičke tehnologije u Koncernu "Farmakom MB", kaže za naš portal da je podsistem za otkup mleka jedan od najkomlikovanijih i najspecifičnijih delova ERP sistema.

- Taj zadatak je bio izazov "Digitu", jer nije bio u ponudi pa su odlučili da razviju ovaj deo ERP-a od nule. Modul otkupa starog ERP-a koji je radio ovaj deo "Mlekarinog" poslovanja i koji je bio najbolji deo starog ERP- a je zamenjen prošle godine sa novim "Digitovim", na kojem je rađeno veoma temeljno i sada kao rezultat imamo modernu aplikaciju koja je uvezana sa ostalima delovima sistema (kontrola kvaliteta, vaga, proizvodnja ...), što ranije nije bio slučaj. Samo neke od aplikacija ovog modula su: pripreme, kreiranje i štampa obračuna, ugovori (o kupoprodaji grla, za avanse,…), zapisnici (o kiselosti, antibioticima,..), obračun premije, izveštaji koji su povezani sa podacima ostalih modula. Ovo je modul koji je programiran na osnovu znanja i iskustva zaposlenih u ovom sektoru, stoga je za njegovo prihvatanje trebalo malo vremena. Napomenućemo da su zaposleni prezadovoljni dobijenom brzinom i efikasnošću, kao i komunikacijom – objašnjava Jovanović.

Kontrola kvaliteta

Kako je u proizvodnji hrane neophodno da se ispoštuju visoki standardi bilo je od izuzetnog značaja napraviti dobar sistem kontrole kvaliteta.

- Naše rešenje je podržalo sve zahteve, a uveli smo i dodatno izveštavanje koje je krucijalno za kontrolu kvaliteta – kaže Bresliev.

Naravno podsistem naplate dobavljačima je jedan od najvažnijih. "Mlekara" ima nekoliko hiljada dobavljača i specifičan odnos sa njima.

- Specifičan odnos se ogleda u tome što "Mlekara" ima mogućnost kreditiranja dobavljača, koje je FIS-om potpuno pokriven. Mi pratimo odnose sa dobavljačima na poseban način jer kreditiranje podrazumeva isplatu tog kredita, avansa ili robe koju je mlekara dala tom dobavljaču kroz mleko. Ceo taj proces je ispraćen sa posebnim karticama, finansijskim izveštajima i aplikacijama koje pokrivaju ugovaranje.

Automatizovan je i sistem obračuna, pa dobavljači nemaju nikakvih obaveza jer iz sistema "Mlekare" vuku podatke koji su neophodni za formiranje obračuna.

- Pored obračuna, važne su i obustave na osnovu kreditiranja, isporučene robe, avansa dobavljačima. Obustava ide preko blagajne, i te informacije se ne unose ručno, već se generišu iz sistema. Na osnovu obustava koje su vezane za određeni obračun, vrši se generisanje naloga za uplatu rate po obustavi i naloga za isplatu dela obračunatog mleka u istom iznosu, što predstavlja neku vrstu kompenzacije između proizvođača mleka i mlekare koja predstavlja dobavljača robe za tog proizvođača – navodi Bresilijev.

Kako kaže, poseban segment su autorski ugovori sa velikim brojem lica koja se bave organizacijom posla na otkupnom mestu. Formiraju se autorski ugovori o delu i ugovori o zakupu prostora u kome se skladišti laktofriz.

Automatizacija, integracija i konfigurabilnost našeg sistema su naše komparativne prednosti – kaže Bresiljev.

Prednosti i uštede

Dejan Jovanović napominje da je u "Mlekari" napredak takođe postignut u radu magacionera i fakturne službe koji obezbeđuju svakodnevne isporuke "Mlekarinih" proizvoda.

- Jedna od svakako najvećih "pogodnosti" je i što smo dobili stabilnog partnera u kompaniji "Digit", kao i svakodnevnu podršku od tima njihovih programera. Značajno smo unapredili administraciju sistema, posebno u segmentu korisničkih prava, jer sada imamo mogućnosti da lakše i detaljnije pratimo rad korisnika i njihova prava u sistemu.

Šta dalje?

U "Digitu" navode da je nakon završetka projekta "Mlekara Šabac", FIS ERP sistem obogaćen sa podsistemom za otkup mleka, čime je proširena ponuda specifično prilagođenih softverskih rešenja prehrambenom sektoru.