Kako da se pripremite za obavezno e-arhiviranje?

Pred kompanijama u Srbiji je važan zadatak, budući da su do 1. januara 2024. godine u obavezi da uvedu elektronsko arhiviranje dokumentacije. Iako digitalna arhiva zvuči kao idealno rešenje za sve obimniju poslovnu dokumentaciju, neophodno je izvršiti adekvatnu pripremu, instalirati softver i obučiti zaposlene da ga koriste.

Branko Rađen, Business Line Manager kompanije ASEE, jedne od najvećih IT kompanija u jugoistočnoj Evropi, u intervjuu za naš portal objašnjava zašto je važno odabrati pouzdano tehničko rešenje usklađeno sa zakonskom regulativom.

Šta je to što se u suštini menja uvođenjem elektronskog arhiviranja?

- Sama činjenica da dokument postoji isključivo u elektronskom formatu u osnovi donosi i drugačiji način na koji takvom dokumentacijom upravljamo. Dok smo ranije imali papir koji smo arhivirali u registratore i fascikle, danas koristimo elektronske fajlove koji zahtevaju potpuno novi pristup. Naime, potrebno je obezbediti i softversko rešenje koje će na adekvatan način, u skladu sa regulativom, čuvati digitalnu dokumentaciju, omogućiti njenu pretragu, različite vrste pristupa i druge funkcionalnosti u skladu sa potrebama poslovanja.

Kakva softverska rešenja su potrebna kompanijama za digitalno arhiviranje dokumentacije?

- Proces uvođenja svakog poslovnog softvera, uključujući i e-arhivu, najpre podrazumeva detaljnu analizu poslovnih procesa. Kada je u pitanju arhiviranje, kao prvi korak, svaka firma mora da utvrdi na koji način se tačno regulativa primenjuje na konkretnu kompaniju, sa tehnološkog i organizacionog aspekta. Nakon toga se pristupa implementaciji sistema za e-arhiviranje. Iako je elektronsko arhiviranje obavezno od 1. januara 2024. godine, svi oni koji još uvek nisu stigli da se posvete ovom pitanju bi trebalo to što pre i da učine.

Vaše rešenje ABC eArchive se već pokazalo uspešno na tržištu. Koje sve funkcionalnosti sadrži i na koji način se uz pomoć ove aplikacije obezbeđuje savremeno elektronsko arhiviranje?

- ABC eArchive je sveobuhvatno rešenje koje se može koristiti u kompanijama svih veličina i u različitim delatnostima. Pored potpunog eliminisanja papira, ova aplikacija korisnicima nudi i brojne druge funkcionalnosti i predstavlja efikasan sistem za evidenciju i praćenje poslednje verzije dokumenata, statusa i validnosti svih arhiviranih predmeta.

Implementacijom ovog rešenja omogućeno je digitalno upravljanje zahtevima i potpuno bezbedno deljenje dokumenata sa internim i eksternim korisnicima, u skladu sa dodeljenim nivoom autorizacije. Pretragu je moguće organizovati po više različitih načina i kriterijuma. Osim dokumenata, u aplikaciji ABC eArchive čuvaju se i klasifikuju dosijei zaposlenih, biografije kandidata za posao, zapisnici sa sastanaka, važni korporativni akti, a postoji i mogućnost snimanja i čuvanja video poziva sa klijentom. Centralizovano arhiviranje doprinosi lakšoj manipulaciji dokumentacijom za firme koje imaju fizičku arhivu na više lokacija. Uz ABC eArchive arhivska knjiga je dostupna na klik, a postoji i mobilna aplikacija kojom je olakšan pristup digitalno sačuvanim fajlovima. Generalno, aplikacija je veoma pregledna, intutitivno se koristi i nudi izuzetno organizovan sistem. Njenom upotrebom se štedi vreme zaposolenih i povećava produktivnost.

Da li se elektronska arhiva može povezivati i sa ostalim softverima koje firme koriste u poslovanju?

- U idealnom slučaju, pored elektronske arhive, softver koji odaberete bi trebalo da vam bude koristan i u ostalim segmentima rada na nivou cele kompanije. ABC eArchive je moguće dopuniti i drugim aplikacijama koje se koriste u preduzećima, ali i integrisati sa našom platformom za upravljanje dokumentacijom ASEE Business Correspondence, kojima se u potpunosti digitalizuju i ostali procesi i dokumenti u kompanijama.

Na šta kompanije moraju obratiti pažnju kada su u pitanju tehnički aspekti?

- Sistemi za e-arhiviranje moraju biti fleksibilni i prilagodljivi regulatornim zahtevima, jer se elektronsko arhiviranje dokumentacije vrši u skladu sa zakonskim propisima. U ASEE konstantno pratimo regulativu i usklađujemo softver koji koriste naši klijenti sa svim pravnim izmenama. Takođe je važno da sistemi za elektronsko arhiviranje mogu očuvati autentičnost dokumenata i nakon nekoliko decenija. Jedan od problema koji se u ovom kontekstu javlja je ograničena validnost elektronskih sertifikata kojima se vrši digitalno potpisivanje i činjenica da je potrebno dokazati njihovu verodostojnost i nakon nekoliko decenija. ABC eArchive nudi rešenja za ove izazove.

Za mnoge zaposlene svako uvođenje novih poslovnih softvera može biti dodatni izvor stresa. Na koji način ovo prevazilazite?

- Naš tim organizuje obuke za sve korisnike, tako da nema razloga za brigu. Takođe obezbeđujemo i podršku 24/7 na srpskom jeziku, što je još jedan način na koji omogućavamo neometano poslovanje naših klijenata nakon uvođenja e-arhive.

Na koji način se obezbeđuje zaštita podataka u sistemima za elektronsko arhiviranje?

- U slučaju ABC eArchive, koristimo najnaprednije sigurnosne elemente u cilju zaštite podataka. Autentifikacija korisnika, enkripcija i kontrola pristupa informacijama u skladu sa ovlašćenjima, samo su neki od mehanizama za bezbedan rad sa dokumentima, tako da su svi podaci zaštićeni sa više aspekata, što je takođe od velikog značaja.

Za više informacija i konsultacije aplikaciji za elektronsko arhiviranje ABC eArchive obratite se direktno proizvođaču na [email protected].