Na šta treba obratiti pažnju prilikom kupovine ERP sistema?

Ako u pretraživaču "eKapije" ukucate reč "ERP", rezultat pretraživanja je trenutno 115 dokumenata. Do sada su mnogi pisali o tome šta su to ERP informacioni sistemi, Slavko Vujnović, iz firme PERFTECH Beograd za čitaoce "eKapije" piše o tome na šta treba obratiti pažnju ukoliko se odlučite da kupite ERP informacioni sistem. Uspešno uvođenje ERP sistema je posebna tema i time bi mogli da se pozabavimo u nekom drugom tekstu.

Ukoliko želite da kupite ERP informacioni sistem trebalo bi da znate odgovor na sledeća pitanja:

Da li je mom preduzeću zaista potreban ERP informacioni sistem?

Mnoga preduzeća žele da kupe ERP sistem jer su čula lepe stvari o ERP-u i zato što se nadaju da će na taj način povećati ugled kod poslovnih partnera ili vrednost akcija preduzeća. Ovo ima smisla ukoliko neko želi da odmah nakon kupovine ERP-a proda preduzeće, ali jedan od osnovnih ciljeva uvođenja ERP-a trebalo bi da bude unapređenje poslovnih procesa i reorganizacija preduzeća, što je uvek težak posao. ERP rešenja nisu za svako preduzeće! ERP uvek predstavlja veliku investiciju, i u zavisnosti od veličine preduzeća i složenosti poslovnih procesa treba razmišljati da li je ovakva investicija isplativa. O ovome možete više pročitati u tekstu Kakav informacioni sistem je potreban vašem preduzeću.

Kupiti ili razviti svoj ERP?

Često je shvatanje da preduzeće sopstvenim resursima može razviti ERP informacioni sistem. Ovo nije nemoguće, ali je veoma retko. Prednost svakog kvalitetnog ERP rešenja je veliki broj implementacija i u njemu je ugrađena dobra poslovna praksa uspešnih preduzeća gde je implementiran (često i iz konkurentskih ERP rešenja). Čak i da preduzeće ima dobre programere veliko je pitanje da li oni dobro poznaju poslovne procese i umeju da ih ugrade u ERP. Odnosno, pitanje je koliko dobro poznaje poslovne procese osoba koja im daje specifikacije i da li ta osoba ume da prenese programerima (koji su u uvek svet za sebe) pravilan zahtev kako da kreiraju određene funkcionalnosti u sistemu.

Koji sistem najbolje zadovoljava potrebe mog preduzeća?

Različita ERP rešenja na različite načine posmatraju određene segmente poslovanja. Neka su bolja za maloprodajna i veleprodajna preduzeća, a neka su bolja za proizvodnju. Čime se bavi vaše preduzeće? Šta vas boli? Šta uzrokuje vaše probleme? Ne verujte prodavcima koji prodaju zasnivaju na Powerpoint prezentcijama; tražite da vam demonstriraju sistem, a na osnovu demonstracije procenite koje je rešenje najbolje za vas...

Koliko je fleksibilan ERP informacioni sistem?

Postoje manje i više fleksibilni ERP informacioni sistemi. Fleksibilnost sistema uvek znači veći konsultantski rad prilikom uvođenja što utiče na višu cenu informacionog sistema. Fleksibilnost košta! Opet, jako je važno šta dobijate prilikom kupovine sistema. Verovatno ste primetili da umesto reči "informacioni sistem" često koristim reč "rešenje". Ovo radim zato što dobra praksa uvođenja ERP informacionih sistema podrazumeva složen projekat koji se sastoji iz snimanja stanja i analize poslovnih procesa, parametrizacije i dorada sistema, prenosa podataka, i školovanja. Često to podrazumeva i integraciju sa drugim informacionim sistemima, sistemima za evidenciju radnog vremena, mobilnim i POS terminalima, fiskalnim kasama, Internet portalom preduzeća... Znači, ne nudi vam se gotov proizvod već se pravi rešenje za vas! To uvek košta, ali i daje bolje efekte. Odlučite šta je vama potrebno!

Koje preduzeće će se baviti uvođenjem ERP sistema?

Jako je važno znati ko će da uvodi ERP sistem u vaše preduzeće! Ako kupujete strano rešenje uvek postavite pitanje da li je ono lokalizovano i da li radi u skladu sa domaćim zakonodavstvom. Koliko preduzeće ima referenci? Koliko ima referenci u Srbiji? Da li još neko preduzeće u Srbiji uvodi pomenuto ERP rešenje? Koliko ima zaposlenih? Koliko konsultanata bi radilo na implementaciji sistema? Ko su konsultanti (tražite CV konsultanata)?

Koje su reference preduzeća koje uvodi sistem?

Svako preduzeće koje uvodi ERP informacione sisteme voli da se hvali svojim referencama! Ali često se dešava da više njih stavi ista preduzeća u svoju referenc listu (ponekad ispada da neka preduzeća istovremeno koriste i po tri ERP sistema, što je totalni nonsens!). Nakon prezentacije sistema tražite da vas odvedu u preduzeće slično vašem gde sistem funkcioniše i razgovarajte sa direktorom, menadžerima, radnicima… Nakon toga ćete steći približnu sliku koliko je kvalitetan sistem i kakav je odnos konsultanata i zaposlenih…

Šta treba da sadrži ponuda za implementaciju ERP sistema?

Ponuda za implementaciju ERP sistema mora da bude precizna, bez skrivenih troškova. Bitno je da su u noj precizno navedene cena softvera (licenci), vreme angažovanja konsultanata na pojedinim delovima projekta, cena rada konsultanata i programera… Takođe, tražite od dobavljača da vam precizira da li ERP rešenje podrazumeva dodatne investicije u hardver, sistemski softver ili bazu podataka. Tražite informacije o tome koje fiskalne kase softver podržava (ako posedujete maloprodaju), da li podržava upotrebu mobilnih terminala i koje modele preduzeće preporučuje (ako želite da uvedete mobilne terminale). Tražite ponudu za održavanje softvera kao i preciznu specifikaciju šta održavanje podrazumeva. Pitajte, budite dosadni, imate pravo na to…

Koliko košta ERP informacioni sistem?

Poslednje pitanje koje sva preduzeća najviše peče je cena uvođenja ERP sistema. Ova cena nikada nije mala, ali treba je uvek posmatrati u odnosu na koristi koje ERP donosi vašem preduzeću. Kupovinu ERP-a poredite sa kupovinom CNC mašine: ako vam mašina stoji u podrumu, van upotrebe, onda ste bacili pare, a ako vam donosi profit onda su opravdana sredstva investrirana u njenu nabavku. ERP nije za svakoga, ali skoro svakome će jedanput trebati ERP!

ERP rešenje treba da bude podrška rastu i razvoju vašeg preduzeća. Izborom rešenja i preduzeća koje će vam rešenje uvesti birate partnera koji treba da bude sa vama narednih 20 godina i duže. Treba da vam uvede sistem, održava ga u skladu sa zakonskim promenama, pruža korisničku podršku, dorađuje sistem u skladu sa vašim zahtevima za unapređenje poslovanja, predlaže vam kako da iskoristite nove tehnologije za unapređenje poslovanja...

(Autor: Slavko Vujnović, PERFTECH Beograd)