(GM Business&Lifestyle) Pripremite se – približava se proslava dana firme !

Može to biti dan vaše firme, može to biti događaj iniciran nekim posebnim događajem i velikim uspehom u poslovanju a može to biti i novogodišnja proslava - ali to neće ništa bitno promeniti - proslava je proslava i moraćete dobro da se pomučite da pozovete, dočekate, ugostite i ispratite svoje poslovne partnere, i to zadovoljne.

A taj posao je, verovali ili ne, jako zahtevan i treba i vremena i živaca da sve bude kako treba. Ako vašoj firmi uskoro predstoji neka proslava, ovaj tekst bi mogao da vam bude od pomoći (a naročito ukoliko vaš generalni direktor upravo razmišlja o vama kao idealnoj osobi za taj posao - a vi to saznate par nedelja pre datuma proslave!)

Iako je moja firma već zagazila u petu deceniju svog postojanja, to ne znači da je sve išlo kao podmazano. Večita jurnjava i mnogo drugih poslova i projekata pojeli su celu kalendarsku i poslovnu godinu, što nas je, nekako odjednom, dovelo do situacije da je ostalo još samo dvadesetak dana do proslave dana firme (22.12.)

Pošto je vreme novac, a i obratno, onda dedukcijom dolazimo do poslovice: "koliko vremena, toliko muzike". To jest, ne vredi paničiti, već u skladu sa raspoloživim vremenom, razmisliti šta je izvodljivo a šta ne, i baciti se što pre na posao. I da ne zaboravim, ako vam padne na pamet da svom generalnom direktoru predložite par stvari po pitanju organizacije proslave (a niko vas nije pitao), onda nemojte da se ljutite kada vam on velikodušno prepusti organizaciju te iste proslave. Dobro, nema veze, istrčali ste se, a vaš direktor ceni vašu inovativnost i motivaciju, i eto vas u ulozi menadžera proslave!

TERMIN & KONCEPT

Ne vredi ni počinjati (niti je moguće) bilo kakve pripreme ako ne postoji makar uopšteni, generalni koncept proslave. A to znači sledeće - sa gen. direktorom (ili sa senior menadžmentom) treba dogovoriti i odlučiti - sastav i profil gostiju i kada, gde i koliko bi trebalo da traje (i kakva) proslava.

Kada je dan firme krajem godine, to znači da ulazite u trku za neku od beogradskih sala - restorana sa još hiljadu drugih firmi i preduzeća. To znači da možete da pripremate proslavu do mile volje - ali ako niste na vreme rezervisali salu, naći ćete se u jako nezgodnoj situaciji. Osim ako vaša firma nije među povlašćenima - sa nekom novom poslovnom zgradom i sopstvenim prostorom za proslavu.

Naravno, bolji prostor daje mnogo bolji utisak o celoj proslavi, o firmi koja je organizuje, a (barem je to moj utisak) - svi gosti se mnogo bolje osećaju u lepšim i reprezentativnim prostorima. Čak je i verovatnije da će gosti pre doći u neki takav prostor nego u drugi, manje prikladan.

Treba povesti računa i o tome da je kraj godine i slavski period, kao recimo 19. decembar - Sveti Nikola (obično su svi domaćini, a i gosti, zauzeti i drugog dana slave, pa 19. i 20-tog decembra bolje ništa i ne planirati). Ove godine je 22.12. padao u subotu (dani vikenda obično nisu prikladni za poslovne proslave); tako da je jedini "raspoloživi" dan bio petak, dvadeset i prvi!

Pošto je slično vremensko ograničenje važilo i za mnoge druge firme (koje obično obeležavaju kraj poslovne godine i prave razne proslave, ručkove i večere), trebalo je mnogo ranije krenuti sa planiranjem, rezervacijom i slanjem poziva... Onako usput, saznali smo da se istog dana odigrava još nekoliko događaja i proslava u Beogradu, što znači da su mnogi gosti, direktori i zvaničnici, morali da biraju. Možda i prema tome ko ih je prvi pozvao, tj. po menadžment metodologiji: ko pre đevojci, ...

Što se tiče koncepta, dan firme znači da će među vašim gostima biti razni VIP gosti, republički i gradski zvaničnici (zavisno od profila firme), poslovni partneri, urednici i novinari, kao i vaši menadžeri, deo zaposlenih, možda i neki vaši penzioneri. Zavisno od toga čime se bavite i kolika vam je firma, možda ćete imati i deset puta više eksternih gostiju nego svojih zaposlenih, a možda će odnos biti jedan prema jedan. U krajnjem slučaju, najbitniji je broj gostiju, a to je i podatak bez koga ne možete da birate ni salu niti da pregovarate o meniju, cenama i sličnim stvarima.

MESTO PROSLAVE

Kada razmišljate o mestu proslave, možete biti sebični, pa organizovati proslavu tamo gde vama najviše odgovara (recimo nalazite se na Novom Beogradu, pa sigurno nećete da tražite salu sa prelaskom beogradskih mostova); ili možete proceniti koliko ćete gostiju imati iz republičkih i gradskih tela, i partnerskih firmi - ako je to značajna cifra, onda možete izaći u susret i svojim gostima i napraviti proslavu negde bliže centru grada.

Tako, zavisno od broja gostiju, možete da razmišljate i o EXPO centru, o SAVA centru, Koling klubu, Aero klubu, nekim većim beogradskim splavovima - restoranima... Što pre krenete u organizaciju, to bolje - imaćete mnogo više mogućnosti da rezervišete željeni termin i da pregovarate o ceni (šanse za pregovore rastu kada je vlasnik restorana svestan da pred sobom ima firmu koja nije u cajtnotu).

ZVANICE - SPISKOVI

Najstresniji deo organizacije može da bude čak i - slanje pozivnica. Šta tu može da bude stresno - uzmete pozivnice i odštampate imena i adrese iz kontakt liste? Tako je, ali pod uslovom da imate pozivnice i da imate elektronsku kontakt listu!

Što se tiče prikupljanja podataka - o zvanicama - bitno je da se shvati jedno - domaćin proslave, kao reprezent svoje firme, je glavom i bradom generalni direktor (naravno i njegovi najbliži saradnici, izvršni direktori...), a njegovi (njihovi) gosti su zaposleni (ostala ovlašćena lica, srednji menadžment, zaposleni, vođe timova, vođe projekata...), zatim poslovni partneri i saradnici - kao i lica iz republičkih i gradskih organa koji su svojim aktivnostima vezani za sektor poslovanja firme. Ukratko, hoću da kažem da bez angažmana generalnog direktora nikada nećete imati kvalitetan spisak zvanica.

Kada ste organizator, i kada, vrlo brzo, shvatite da u firmi ne postoji pouzdan i ažuran spisak zvanica, zasucite rukave i krenite u prikupljanje i proveru podataka. Kad još uzmete u obzir i poznate, stalne turbulencije i izmene na mestima gradskih sekretara, načelnika uprava, direktora firmi i javnih preduzeća... - ako nemate "današnju" kontakt listu (tj. ažurnu), to je skoro isto kao da je i nemate. Svaki gost je važan i bolje je ne testirati nečiju sujetu, pa pogrešno navesti ime i prezime, ili naziv organa, uprave, ministarstva, a tek funkciju! Zato, sva sreća, postoji i Internet sa sajtovima republičkih i gradskih organa gde se može proveriti većina takvih podataka.

Važno je da postoji jedinstven spisak, da se ne bi, eventualno, desilo da jedna osoba dobije dva ili više poziva iz vaše firme. Uvek mora da se zna ko je od izvršnih direktora zadužen za koji kontakt; jer ta osoba kasnije i lično treba da proveri (telefonom) da li je gost dobio pozivnicu i da li dolazi...

U saradnji sa senior menadžmentom i naravno, sa njihovim asistentima i sekretaricama, uz manje ili više muke doći ćete do "draft" verzije kontakt liste zvanica. Koliko će vam trebati telefoniranja, provera, papirića, unošenja podataka, kreiranja tabela i raznih softverskih rešenja, nije ni toliko važno. Onaj ko je radio takve stvari može lako da zamisli šta tu sve može da iskrsne (a obično i iskrsne).

Za kontakt listu direktori bi trebalo da dostave i spiskove zaposlenih iz njihovih organizacionih celina - ne samo članove (srednjeg) menadžmenta već i one zaposlene koji su se svojim radom posebno istakli poslednjih godinu dana. Uvek će neko da bude zaboravljen, naročito zaposleni koji su radili u raznim timovima, komisijama i slično; u takvim situacijama se obično daje izuzetan doprinos dobrim rezultatima preduzeća, ali tada često niste u onom vidokrugu svog rukovodioca...

Kada pričamo o kontakt listi, da pomenemo i da takva lista mora obavezno da sadrži:

- Ime i prezime (i eventualno akademska titula)

- funkcija (radno mesto)

- naziv državnog organa ili firme

- adresa (puna, precizna adresa, sa poštanskim brojem, ulicom (novim nazivom ulice!), brojem zgrade, drugim napomenama, kontakt telefonom, a da ne pričamo koliko bi bila korisna elektronska adresa!

(to su podaci vezani za proslavu, ali se tabela može do mile volje dopunjavati i drugim podacima, za sve druge buduće namene. Tako bi od velike koristi u bazi bila i slika svake od zvanica (skinete ih sa sajtova) jer - kada očekujete nekoliko stotina ljudi, veoma je bitno da ministre, sekretare, pomoćnike, članove UO i druge, vaši ljudi iz organizacionog tima odmah prepoznaju i poklone im dužnu pažnju...)

Sekretarica (sekretarice) gen. direktora i senior menadžmenta su, naravno, od neprocenjive važnosti u ovom smislu, i pre nego što sednete sa vašim senior menadžmentom da konačno "pretresete" listu zvanica, one obavezno moraju da urade prvo filtriranje i korekciju unetih podataka.

POZIVNICE

Naravno, i njih neko mora i da osmisli, dizajnira (kako izgledaju, šta piše unutra...), a mora da postoji i ugovor sa nekom firmom koja se time bavi da bi pozivnice bile (odmah) gotove. Po difoltu (default - stara srpska reč), uvek neki deo aktivnosti malo zakasni, tako da su i pozivnice distribuirane svega nekoliko dana pre proslave. Sa druge strane, ni to nije tako loše - ako pošaljete pozivnice par nedelja ranije, velika je verovatnoća da će puno njih i zaboraviti na datum proslave. Pristizanje pozivnica 7 do10 dana pre proslave, verovatno je optimalno rešenje (uračunajte i efekat distribucije preko PTT-a). Dakle, ako pozivnice iz nekog razloga kasne, planirajte da barem jedan dan (ali ceo dan) imate na raspolaganju kurire i vozače koji će lično raznositi pozive. Sa dobrom bazom podataka i dobro struktuiranom tabelom, možete pozivnice štampati po opštinama, sekretarijatima, ulicama, i time neverovatno mnogo olakšati njihovo sortiranje i kasnije dostavljanje na prava mesta.

Šta je dobro rešenje (što se tiče pozivnica) za cajtnot situacije? Dobro je imati pozivnice opšteg tipa, lepe spoljašnjosti (korica), sa vašim logom - univerzalne za svaku priliku, sa mogućnošću da unutra ubacite neki lep papir na kojem ćete moći odštampati vreme i mesto proslave. Poenta je da u tom delu posla ne zavisite od drugih firmi kojima obično otkaže štampač ili je programer na bolovanju onda kada vama gori pod nogama.

Što se tiče teksta pozivnice, mora da sadrži ljubazan poziv, vreme i mesto održavanja proslave; ako se radi o nekom relativno nepoznatom mestu/adresi, može da se ubaci i mapa tog dela grada sa obeleženim objektom; a opcija je i da zamolite (ili ne) zvanice da potvrde dolazak. Kao organizator, sigurno ćete se mnogo bolje osećati kada dan pre proslave imate potvrđen dolazak, recimo 300 od 400 gostiju, nego da nemate baš nikakvu predstavu koliko će vam gostiju sutradan doći. Sa druge strane, i ako stavite molbu za potvrdom dolaska, šansa da će neko "uslišiti" vašu molbu je relativno mala. Šta da se radi...

PROVERA DOLASKA

Pozivnica je pozivnica, pošta je pošta - u svakom slučaju, neophodno je, ako ste dobar domaćin - da dan, dva pre proslave i telefonom pozovete svoje goste (ili njihove kabinete, sekretare, sekretarice) i da ih tom prilikom još jednom pozovete na vašu proslavu. Naravno, to je prilika da pozovete i neke od osoba kojih ste se setili u poslednji čas (tako je to kad nema dobre kontakt liste) - a, hvala našem PTT-u, uvek možete malkice da se izvučete na poštu koja, eto, još nije dostavila, ili je čak "zagubila", vašu, davno poslatu pozivnicu!

Dakle, provera dolaska nije opcija, već obaveza! Dan-dva pre proslave trebalo bi da pozovete i podsetite goste na tu činjenicu i da ih, u neku ruku, ubedite da bi vam zaista bilo jako drago da dođu. Osim pozivnica i telefonske provere, danas je već uobičajeno da se pošalje i elektronska pozivnica (e-mail) sa istim tekstom koji stoji u pozivnici. Kada šaljete mejl, dobro je da uključite opciju Tools/Request Read Receipt da biste bili sigurni da je neko (ipak) otvorio svoju elektronsku poštu i da je sigurno dobio vašu pozivnicu.

Što se tiče zaposlenih, verujem da su oni podjednako važni gosti kao i bilo koji drugi. Zato je lepo (i korisno) da i zaposleni koji dolaze na proslavu dana firme takođe dobiju pozivnicu na ruke, od svog šefa, rukovodioca, direktora... Time će i zaposleni biti više počastvovan, a organizatori proslave će imati mnogo bolji pregled koliko ljudi (barem da se zna brojka iz firme) dolazi na proslavu.

MENADžER PROSLAVE

Paralelno sa određivanjem koncepta proslave (i možda datumom) neophodno je odrediti i menadžera proslave. Ukoliko postoji više od jedne osobe koje "organizuju" proslavu, velika je verovatnoća da ćete brzo shvatiti smisao poslovice - "mnogo babica - kilava proslava..." (ili tako nekako)

Menadžer proslave mora da ima poverenje senior menadžmenta, mora da ima precizan budžet i jasne smernice od strane svojih pretpostavljenih; mora da ima makar teoretska znanja o organizaciji proslava (da redovno čita "GM") i mora brzo (odmah) da izabere mali tim koji će mu pomagati.

Podrazumeva se da menadžer proslave mora da izveštava svoj senior menadžment o svim organizacionim aktivnostima, ali ono što je bitno istaći (a što se nažalost ne podrazumeva u svim firmama) - to je da taj menadžer mora takođe i da bude izveštavan od strane svojih direktora o svim njihovim aktivnostima vezanim za proslavu (da ne bi bilo iznenađenja u vidu 10 ili 50 gostiju više (ali i manje) od plana; da ne bi bilo izmena u protokolu, govorima itd, što može biti jako neugodno i nekolegijalno).

Angažovanje eksterne firme za organizaciju proslave ne isključuje potrebu za kontakt osobom iz vaše firme - to je i dalje menadžer proslave, i dalje neophodan za uspešnu realizaciju događaja.

Takođe, ukoliko osoba koja će biti menadžer proslave za to sazna 5-6 meseci pre proslave (SF), to je idealna prilika da se skokne na poneku od tuđih proslava, prikupe ideje, informacije, kontakti...

POKLONI

Proslava je vaša, vi pozivate goste na ručak, večeru ili zakusku. Već to je dovoljan znak pažnje. Naravno, većina firmi ovom prilikom uruči i po neki poklon (obično su to firmin kalendar, olovka, agenda, možda i neki promotivni kompakt disk sa informacijama o vašoj firmi, u svakom slučaju poklon-predmeti bi trebalo da imaju na sebi logo i naziv vaše firme, a sve to u prigodnoj kesi). Ukoliko je proslava negde oko Nove godine, možete u kesu ubaciti i novogodišnju čestitku, čime štedite vreme i energiju potrebnu za tu namenu.

Sve preko toga bilo bi, verovatno, nelogično i neukusno.

Ukoliko pozivate nekoliko stotina gostiju, podela poklona je zahtevan posao. Dakle, potrebno je:

- da u magacinu već imate spremnu tu količinu promotivnog materijala

- da obezbedite ljude koji će pripremiti (upakovati) sve te kese

- da nađete ekipu koja će blagovremeno prebaciti sve te poklone na lice mesta (to zahteva kombi ili kamion; ljude koji će to izneti iz vaše firme i istovariti tamo gde će biti proslava; potrebno je imati i neka kolica da biste mogli da prebacite toliko paketa iz kamiona do sale... ovo sve može izgledati banalno - i jeste banalno ako ste sve isplanirali na vreme; inače - odvežite kravatu i zavrnite rukave...)

- da vodite računa da vam "dobronamerni" pomagači koji se tu odnekud stvore, ne odvezu kolica u nepoznatom pravcu (verovali ili ne..)

- da obezbedite prostor gde ćete smestiti sve te paketiće da biste ih (kada gosti krenu da odlaze) uručivali zvanicama (ukoliko je proslava u vreme ručka, sve ove pripremne radove treba uraditi ili ranije, prepodne, ili čak prethodne večeri - ako se sve to može bezbedno smestiti i zaključati negde na mestu proslave)

- da obezbedite osobu koja će čuvati pakete sve do kraja proslave; i do utovara u vaše vozilo onoga što ostane nepodeljeno. Predvidite desetak kesa i za šefa sale, kelnere, garderoberke, tj. za sve one koji vam pomažu u organizaciji.

ORGANIZACIJA PROSTORA ZA PROSLAVU

Prostor možemo posmatrati kao dve celine - prostor ispred restorana/sale i prostor u samom restoranu.

Ukoliko imate "pouzdan" spisak gostiju, i ako je najveći deo potvrdio dolazak, onda možete da isplanirate (detaljno) gde će ko da sedi. Ako ne, što je verovatniji slučaj, onda okvirno isplanirajte gde će sedeti vaš senior menadžmment i najvažniji gosti (za koje uvek mora da bude mesta), a gde ostali gosti i vaši zaposleni (ne volim da rangiram goste po "važnosti", ali hijerarhija i protokol moraju se poštovati). Vaši direktori, kao dobri domaćini, moraju sve vreme proslave da vode računa da svaki gost koji uđe u restoran bude ljubazno dočekan i smešten na odgovarajuće mesto.

Mnogo je lakše kada pravite "parti" sa stajanjem, kada slobodno možete i značajnije da omašite u broju zvanica; ali, svakako povedite računa o broju zvanica i trudite se da imate odgovor i za veliki odziv i prepunu salu... (rezervne stolice, stolovi...)

Pošto proslava zahteva i pozdravnu reč domaćina (uz neki dodatni, odgovarajući program) dobro je predvideti i binu, sa mikrofonom i ozvučenjem (sve to proveriti na vreme, a obavezno pred sam početak proslave). Ukoliko vam nije teško, obezbedite platno, prenosivi računar i projektor - pa u nekom delu sale možete pustiti prezentaciju o firmi (ali zanimljivu - što više slika, uz poneki podatak, poneku rečenicu). Rezervni računar nije naodmet, mada vam sigurno neće zatrebati ako ga ponesete (Marfijev zakon). Sve dodatne dekoracije sale (diskretne) su uvek dobrodošle, naročito ako se radi o prednovogodišnjem trenutku i ambijentu (trake, ukrasi, jelka - petarde zaboravite).

Što se tiče prostora ispred restorana, veoma lepo deluje ako pripremite i postavite u hodnicima kojima se dolazi do sale - prigodne panoe sa informacijama koja i čija proslava se tu odvija. Ako nemate ideju odakle da počnete, potražite sajt firme Sitopromet (http://www.vistayu.net).

Naravno, i pored informativnih panoa, potrebno je da imate i čoveka koji će stalno dežurati u hodniku ispred sale i usmeravati goste ka mestu proslave. To će vam pomoći da (kao što se dogodilo na prošlogodišnjoj proslavi moje firme) imate nekoga da zaustavi "hordu" od stotinjak učesnika nekog medicinskog seminara pogrešno informisanih o mestu održavanja njihove proslave; i da imate osobu koja će zalutalima davati informacije gde se održavaju još dve paralelne proslave (koji nisu pripremili table kao vi) i, na kraju, da imate osobu koja će se zahvaljivati lokalnim prodavcima kojekakvih knjiga i suvenira i (za)moliti ih da ne gnjave vaše zvanice...

PROTOKOL (PROGRAM) PROSLAVE

Gosti na vašu proslavu dolaze (pretpostavljam) - da vide svoje kolege, poslovne partnere i prijatelje, a i da malo popiju i pojedu. Zato nemojte da od proslave pravite seminar ili konferenciju. Kratki pozdravni govor, mali program, obraćanje najvažnijeg (ili najvažnijih) gostiju - i to je to. Ako sala ima tehničkih mogućnosti, a još ste u skorije vreme snimili neki korporativni film - do 10, 15 minuta - možete ga prikazati svojim gostima (ali negde na početku proslave).

Ceo program ne bi trebalo da traje duže od 20-30 minuta; menadžer proslave mora sa senior menadžmentom da napravi precizan plan takvog programa. Svaka improvizacija će delovati loše; istina - malo improvizacije dobro dođe, ali samo kada je 90% programa dobro isplanirano i dogovoreno.

Poželjno je da generalni direktor pripremi govor; naravno - prilagođen događaju, što znači - ne mnogo dugačak, sadržajan, a po mogućstvu i duhovit. Menadžer proslave ili neko od saradnika generalnog direktora može da mu pomogne tako što će pripremiti spisak najvećih uspeha firme u prethodnoj godini i glavnih planova za naredne, nešto kao kostur za pozdravni govor.

Pre ovoga oficijelnog programa, trebalo bi gostima poslužiti piće; a po njegovom završetku - servirati hranu. Kada početi sa oficijelnim delom? Najbolje je da to generalni direktor proceni (kada vidi da se napunila sala; ili kada dođe gost najvišeg ranga, i slično) i da započne kada mu to najviše odgovara.

Cela proslava, sa svim pomenutim elementima, uključujući i torte i podelu poklona - ne bi trebalo da traje duže od 3-4 sata.

FOTOGRAFISANjE

Na vreme obezbedite profesionalnog fotografa (sa profesionalnim aparatom) ili osobu iz vaše firme koja je dovoljno iskusna. Čak i da platite za ovu uslugu, to je mnogo bolje nego da vam posle (ne) ostanu ružne fotografije sa proslave - jer je osvetljenje bilo loše, ili aparat nikakav ili je mala memorija... Proslave su uglavnom statične, tako da video kamera nije neophodna. Opet, neće da škodi i ako vam (za uspomenu) ostane film sa proslave dana firme.

HRANA

Svaki restoran (ili drugi objekat) i ljudi koji u njemu rade, imaju mnogo, mnogo više iskustva nego vi po pitanju hrane koja će se servirati. Zato tražite (na papiru) da vam dostave varijante menija, sa svim detaljima i cenama; prokonsultujte se sa kolegama, menadžmentom i brzo donesite odluku. Forma švedskog stola je preporučljiva za proslave, jer ipak omogućava više šetkanja, komunikacije, priče... a i prilagođena je pojedinačnim apetitima gostiju.

Ako proslava pada u vreme posta, najmanje što možete da uradite je da obezbedite i posnu hranu (ali stvarno posnu - nedavno mi je jedan kelner tokom poslovne večere uporno donosio pohovani kačkavalj = jaja + sir, tvrdeći kako je to posno...) i da taj deo švedskog stola jasno odvojite i obeležite kako bi gosti koji poste (a i oni drugi) znali šta je pred njima.

TORTE

Oko torti se uvek vredi dodatno potruditi. Ne samo zato što je autor teksta veliki ljubitelj slatkiša, već i zato što je to prilika da iznesete torte zanimljivih oblika (npr. kao cifra - "rođendan" koji firma proslavlja, ili kao logo firme, ili kao maskota firme) i da time zabavite svoje goste i još malkice ulepšate proslavu.

STEPEN OBEZBEĐENjA

Firme (restorani, objekti) koji organizuju proslave obično imaju puno iskustva u ophođenju sa različitim važnim gostima (predsednicima, ministrima, itd), tako da je važno samo da na vreme obavestite vođu parade iz objekta gde će se održavati događaj o tome koga očekujete i da se precizno dogovorite šta su čije obaveze po tom pitanju.

Ukoliko se restoran ne bavi time, nije loše da (zlu ne trebalo) imate par ljudi iz vašeg (firminog) obezbeđenja za neke eventualne neprijatne situacije (višak alkohola? nezvani gosti?)

DOČEK GOSTIJU (i ISPRAĆAJ GOSTIJU)

Osim pomenutih detalja vezanih za doček gostiju, postoji još nekoliko stvari o kojima treba povesti računa. Tako, naprimer, osim osobe opisane u pasusu "Organizacija prostora za proslavu", ispred samog ulaza u salu treba imati još ponekoga - ko će goste pri dočeku uputiti na garderobu, eventualno proveriti da li ima pozivnicu (u nekim situacijama, naročito kada su pozvani VIP gosti i mora da se zna ko ulazi u salu, potrebno je vrlo rigidno nastupati, tj. - "nemate pozivnicu, žao nam je"; ili "nemate pozivnicu - a ko vam je uputio poziv? Onda možete diskretno proveriti sa nekim iz vašeg senior menadžmenta šta uraditi u toj situaciji i nezvanog gosta pustiti unutra ili ne. Naravno, ako se radi o propustu, obavezno treba zamoliti vizit kartu od te osobe i podatke naknadno upisati u kontakt listu za buduće proslave.)

Neko iz organizacionog tima, dakle, stoji na ulazu u salu i diskretno upisuje ko je došao; ukoliko vam je gost dobro poznat, naravno, ne morate da ga zaustavljate i zapitkujete za podatke. Dovoljno je da gosta (gošću) pozdravite, uvedete ga u salu i odvedete ga do nekog od glavnih domaćina, ili ga samo usmerite ka stolu gde bi trebalo da sedi...

Što se tiče ispraćaja gostiju, podrazumeva se da zahvalite gostu što je došao na proslavu, zatim mu uručite onu kesu/poklon koju ste ranije pripremili i, možda, ispratite gosta još par koraka - do garderobe, džentlmenski pridržite kaput, jaknu, bundu i zatim još dugo nasmejani mašete za gostom (dobro, ne mora dugo, dovoljan je osmeh).

MUZIKA

O ukusima ne vredi raspravljati. Od koncerta bečke filharmonije do turbo-folka, sve će naći zahvalne slušaoce, ali bolje ne eksperimentisati. Ipak se radi o korporativnoj proslavi - što znači da je najbolje imati neku muziku u pozadini, neki lep instrumental sa dobrim ozvučenjem. Domaće, francuske, italijanske šansone u background-u (stara srpska reč) će učiniti da se gosti osećaju prijatno i da ne moraju da se dovikuju iako sede na susednim stolicama. Ponavljam, gosti dolaze da vas vide, da popričaju sa vama (dobro, i da pojedu i popiju) a ne na koncert (i to još bučan).

Živa muzika je, ponovo, stvar vašeg izbora. Svakako procenite akustičnost prostora i ako nije neophodno, izbegnite ozvučenje. Uvek je bolje imati diskretnu, nenametljivu muziku u sali... Opet, ako je u pitanju večernja proslava, u nekom modernom prostoru, party na nogama, sa prosekom godina ispod 43 (gornja granica za mlad svet; otkud 43? Pa da sam pisao ovaj članak prošle godine, granica bi bila 42) - onda je dobar bend pola proslave. Kao i u mnogim drugim stvarima, koliko para toliko muzike... Ukoliko se radi o novogodišnjoj proslavi, kada svakoga dana imate po neki događaj, veoma je bitno da blagovremeno rezervišete vašu omiljenu grupu ili pevača.

PARKING

Ako je mesto proslave u nekoj od gradskih parking zona, najmanje što možete da uradite je da na ulazu u salu/restoran okačite obaveštenje - kratku informaciju (podsetnik) o parking zoni u kojoj se nalazite, da nekom od vaših gostiju ne bi presela proslava kada se vrati do kola i nađe omraženi plavi papir zataknut za brisače.

Ako postoji određeni parking prostor ispred restorana, dogovorite se sa vlasnicima restorana o plaćanju parkinga za vaše goste. Možda je bolje da vaša firma podnese i taj dodatni trošak, nego da neki lokalni čuvar naplaćuje odokativno svakome od vaših gostiju.

FINANSIJSKI DEO

Sada imate jasniju sliku šta vas sve može sačekati prilikom pripreme proslave, pa ćete lakše razmisliti o finansijskom aspektu. Dakle, iz svih prethodnih pasusa možete da izvučete one elemente koji se plaćaju, i da zatražite ponude od barem 2-3 restorana - sale - objekta. Nije sve ni u ceni - pa ćete tako ipak morati da se odlučite da li vam je važniji nov, ekskluzivan prostor i bend sa MTV nagradom, ili možda savršeno spremljena i aranžirana hrana ili, eventualno, standardno dobra hrana, ali u ogromnim količinama...

Takođe, procenite i koliko vam je važno vaše sopstveno vreme. To znači da treba da donesete još jednu odluku - da li ćete pojedinačno tražiti prostor, pa hranu (ketering), muziku, ukrase za salu, torte, itd ili ćete nekome prepustiti kompletnu organizaciju a vi samo platiti račun. Razlika u novcu može biti značajna, što će vas lakše dovesti do konačne odluke.

ZAVRŠETAK PROSLAVE

Kada svi gosti odu, kada ste spakovali tehniku koju ste doneli u salu, kada ste vratili u kola sve preostale kese i poklone, pozdravili se sa svim svojim menadžerima i popili kafu sa lokalnim licem iz restorana zaduženim za proslavu, ostalo je samo da, sa svojim najbližim saradnicima odete do najbližeg restorana, sednete, i na miru večerate jer - ako očekujete i da budete menadžer proslave i da nešto pojedete na proslavi kojom menadžerišete - u zabludi ste. Ali dobro, nekoliko stotina zadovoljnih lica osoba koje odlaze sa vaše proslave su dovoljna satisfakcija, pa nije strašno da malo otrpite (ako niste karakter, ili obilno doručkujte ili zamolite nekog od svojih kolega da vam natrpa svega ponuđenog na najveći tanjir i čuva ga do kraja proslave).

ANALIZA PROSLAVE

Kao i u većini drugih poslova koje svi mi svakodnevno radimo, i ovde ćete dobiti "savršene" savete u "pravom" trenutku - naprimer, u trenutku ulaska u salu, pet minuta pre početka proslave, neki od vaših kolega ili senior menadžera će vam reći "pa što nisi ovaj veliki sto stavio u ćošak, a ove male levo?" ili "pa što ova muzika, moj zet, šurak, kum... ima savršenu grupu, što mi niste rekli" ili "ko je naručio ove ružne kese, što niste stavili teget slova na ljubičastoj osnovi..." i slično.

Sve komentare treba prihvatati sa dužnim poštovanjem. Ako su ideje dobre, ali zakasnele, obavezno ih zapišite da ih imate pri ruci za naredne proslave. Ako vas neko baš nervira i neprekidno nipodaštava vaš trud, predložite ga generalnom direktoru za organizatora iduće proslave.

U svakom slučaju, kada sve prođe, sa vašim kolegama iz tima za organizaciju proslave i sa dostupnim senior menadžerima - sedite i prođite svaku tačku (iz ovoga teksta) - razmislite, analizirajte i zapišite sve (pametne) ideje koje ćete koristiti u budućnosti. Ukoliko propustite ovaj korak, velika je verovatnoća da ćete i iduće godine biti u cajtnotu, da ćete ponovo juriti poklone, dizajnere, sale, i da ćete, isto kao i ove, prošle i pretprošle godine zaključiti: "E, da smo samo nedelju dana ranije započeli pripreme...!"

Naravno, iskoristite priliku da zabeležite sve detalje, propuste, dopunite kontakt liste i da svedete račune. To je i prilika da preciznije planirate sredstva za iduću godinu a i da blagovremeno počnete neke pripremne dizajnerske ili druge radove kojima ćete mnogo bolje prezentovati korporativni identitet vaše firme, a koji zahtevaju mnogo više vremena.

Diskretno "anketiranje" vaših gostiju kada proslava prođe - tipa: kako je sve to njima izgledalo, može takođe biti od velike pomoći - zavisno od stepena iskrenosti...

ZAKLjUČAK

Da zaključimo, organizacija proslave nikako nije mali niti naivan posao. Ukoliko ste napravili jednu relativno lošu proslavu, moguće je da naredne godine puno gostiju proba da eskivira dolazak, što ipak može, posredno, da se odrazi čak i na poslovanje vaše firme u budućnosti.

Dobra komunikacija unutar firme je od izuzetnog značaja, i timski rad u okviru firme je preduslov da se vaša firma prikaže u pravom svetlu (a možda i bolje).

Da ponovimo još jednom najbitnije stvari:

- Ključne osobe proslave su gen. direktor (ili osoba iz senior menadžmenta koju on ovlasti) i menadžer proslave

- Što ranije startujete sa pripremama to bolje (naročito eksterni poslovi - nabavka promotivnog materijala, dizajnerske pripreme, dizajn pozivnica, štamanje plakata i panoa, itd.)

- Obezbediti nekoliko ponuda barem mesec-dva ranije

- Firma mora da ima kontakt listu (jedna, ažurirana baza podataka) sa svim podacima o firminim kontaktima

- Blagovremeno poslati pozivnice i proveriti da li su gosti obavešteni, telefonom ili e-mailom

Autor teksta : Slobodan Ogrizović, direktor tima za korporativni razvoj
JKP "Beogradske elektrane", član Srpske Asocijacije Menadžera

poziv na pretplatu - www.gmlifestyle.biz