Da li se evidencija radnog vremena odnosi samo na registraciju dolazaka i odlazaka?

Osim zakonske regulative, kada se govori o evidenciji radnog vremena često se pokaže potreba za prikupljanjem i obradom dodatnih podataka koji su potrebni kako bi se ovaj dio posla potpuno i temeljno odradio. Naime, iako se smatra da je dovoljno registrovati dolazak i odlazak zaposlenog (eventualno i pauzu), često je potrebno voditi računa i o nizu drugih podataka i informacija. Nije jednostavno evidentirati radno vrijeme, a samo neke od kategorija podataka o kojima treba voditi računa su i podaci o:

• bolovanju zaposlenih,
• putnim nalozima,
• plaćenom radnom vremenu,
• neplaćenom radu,
• noćnom radu,
• podnošenju zahtjeva i odobravanju godišnjih odmora,
• prekovremenim satima.

(Foto: Špica)

Da li postoji efikasniji način vođenja evidencije radnog vremena od ručnog zapisivanja?

Zakonom nije propisan oblik vođenja evidencije, odnosno moguće je evidenciju voditi ručno (na primjer, zapisivanjem podataka o radnom vremenu na papir ili preko Excel tabela) ili elektronskim putem. Naravno, nije svejedno da li neka organizacija ima 5 zaposlenih ili 30 i više, ali što organizacija više raste, evidencija postaje sve složenija.

Osim toga, prilikom ručnog vođenja moguće su i brojne greške. Uvijek postoji šansa da se pogrešno unese vrijeme dolaska ili odlaska zaposlenog, da se na vrijeme ne upiše dogovoreni godišnji odmor i slično. Takve situacije mogu prouzrokovati nepotrebne i štetne probleme u radu i mogu dovesti do grešaka zbog kojih posao trpi. Da bi se to izbjeglo uvijek je bolje i jednostavnije uvesti sistem za evidenciju radnog vremena.

Elektronska evidencija radnog vremena:

Sistem za elektronsku evidenciju radnog vremena omogućava brže i jednostavnije vođenje podataka o radnom vremenu. U sistemu postoji mogućnost podešavanja pravila (na primjer klizno radno vrijeme, industrijsko i sl.) i na taj način omogućava različite nivoe prava pojedinim zaposlenima (na primjer, zaposleni mogu videti samo svoje podatke, a šefovi sektora mogu vidjeti i unositi podatke za zaposlene u svom sektoru). Tako se vodi računa i o zaštiti ličnih podataka i postiže njihova bolja kontrola.

Osim toga, može se vidjeti i ko je kakve promjene pojedinih ličnih podataka izvršio (imena i prezimena zaposlenih, podaci o radnom vremenu zaposlenih i sl.). Zatim, šefovi sektora ili sektor ljudskih resursa mogu vrlo brzo da dobiju detaljne izvještaje o radnom vremenu zaposlenih, kako pojedinačno, tako i izvještaje na nivou sektora. Tako mogu da se vide svi važni podaci i osigura kvalitetnije donošenje odluka na osnovu analize ovakvih podataka. Jasno je da elektronski sistem za evidenciju radnog vremena ima niz prednosti u odnosu na ručnu obradu podataka. Njime je i sam proces obračuna plata mnogo jednostavniji, jer dobijate potrebne podatke.

Na kraju možemo reći da je sistem za evidenciju radnog vremena dobra poslovna odluka koja može da doprinese bržoj obradi podataka, smanjenju troškova i da osigura više vremena za obavljanje drugih neophodnih zadataka šefovima sektora ili sektoru ljudskih resursa. Potrebno je samo nekoliko koraka da se dobiju detaljni izvještaji, kako za interne potrebe, tako i za potrebe uprave, što može biti ključ za unapređenje poslovanja organizacije.

Špica se više od 30 godina bavi proizvodnjom i implementacijom sistema za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa i naš Time&Space je možda baš ono što tražite! Više o njemu pogledajte ovdje.