Saveti za optimizaciju poslovnog okruženja

Svedoci smo konstantne borbe za bolju poziciju kompanija na tržištu. To stvara pritiske i na same procese i na zaposlene da budu efikasniji. Sistemi nedovoljno organizovani i funkcionalni onda imaju tendenciju da se dalje rastaču, a zaposleni se u njima ne zadržavaju. Kako biste izbegli takve zamke potrebno je raditi na optimizaciji procesa i posvetiti pažnju zaposlenima, a u tome vam mogu pomoći sledeći saveti, piše Miloš Petrović za tecor.rs.

LEAN filozofija kaže da svaki proces možemo da posmatramo kroz tri vrste aktivnosti: one koji donose vrednost, odnosno ono što našem korisniku suštinski treba (VA – Value Added), one koje ne donose vrednost, ali je njihovo izvršavanje neophodno da bi se dobila dodata vrednost (S – Support) i one aktivnosti koje su prisutne u procesu ali ni na koji način ne doprinose njegovoj vrednosti (NVA – Non-Value Added).

Jedan od efikasnih alata za identifikovanje vrednosti je VA/NVA analiza. Nakon raščlanjavanja i analize procesa, ono čemu treba da težimo je da povećamo udeo VA aktivnosti.

Često se ključna poboljšanja kriju u otklanjanju šumova, nepotrebnih aktivnosti, eliminisanju zastoja odnosno kako se po LEAN- u nazivaju 8 (7+1) smrtnih rasipanja. Nepotreban transport, mikropokreti, čekanja, defekti, gomilanje zaliha i proizvoda, prekomerna obrada, nedostatak veština su bunar u kome nepovratno bacamo naše resurse.

Primenom LEAN alata možemo da identifikujemo ova rasipanja, a zatim da radimo na njihovom uklanjanju. Svaku ukljanjanje nekog rasipanja je mala pobeda za naš proces, ali i ljude u našem sistemu, jer eliminisanjem rasipanja pored povećanja efikasnosti imamo i rasterećenje zaposlenih u obavljanju nepotrebnih zadataka. Takođe, svako to poboljšanje treba da prati određeni standard kako bi se osigurali da to naše poboljšanje funkcioniše i da izbegnemo povratak na staru praksu.

Kao što je i pomenuto, svaki poslovni proces treba da ima određena pravila, odnosno standarde kako se šta izvršava, štaviše LEAN filozofija insistira na standardizaciji zadataka u cilju jednostavnijeg i ujednačenog rada. Međutim prilikom donošenja takvih pravila možete upasti u zamku da pravila donosite isključivo "zato što tako treba". Kaže se da LEAN filozofiju čini 10% alata i 90% uverenja.

Na promeni uverenja je teško raditi, pa ljudi budu skloni donošenju pravila-standarda u cilju implementacije LEAN-a bez zalaženja u dublji smisao. Donošenje pravila, kao i insistiranje da se zaposleni njih pridržavaju, bez jasne odrednice čemu služe i kako doprinose procesu može da slomi duh zaposlenih i naruši atmosferu u kolektivu. Dakle, svaki standard i pravilo treba da ima smisao i da bude potkrepljeno objašnjenjem, neretko i analizom zašto je uvedeno.

"Ne budite đubre i ne negujte đubrad u kompaniji" citat je Džefa Saterlenda, koautora SCRUM metodologije. "Đubrad" su po njegovoj definiciji osobe sa tendecijom krivljenja celog sistema i ljudi u njemu za sve ono što ne valja, a sa druge strane sa tendencijom da ističu sebe kao heroje i neočekivanu silu koja se iznenada pojavljuje i rešava stvar.

"Bez heroja, ako vam treba heroj da bi se stvari završile imate problem! Herojski napori su neuspeh planiranja" govori dalje Saterlend. Njegov kontekst je bio vezan za samu SCRUM metodologiju koja je timski i praktično samoorganizovani pristup rešavanju projekata, ali je univerzalno primenljiv i na ceo sistem.

Jedna kompanija je tim, gde svako ima svoje zadatke. A u jednom timu treba da se ponašate kao timski igrač i treba da podstičete timski duh. Ukoliko je drugačije, znajte da će vam ostatak tima onda biti zatvorenici koji na posao gledaju kao na recku koja treba da se upiše na zidu i koji odbrojavaju dane do odlaska.

Podstičite ljude da razmišljaju, aktivno se uključuju u procese, daju predloge za unapređenje, pa i izazivaju promenu postojećih pravila u cilju benefita i za sebe ali i za kompaniju. I naravno, starajte se da ljude adekvatno nagradite za takav trud. LEAN je filozofija koju čine ljudi i samo podsticanjem kreativnog duha, možemo da očekujemo napredovanje i razvijanje pozitivne atmosfere u jednom sistemu, zaključuje Petrović.