Pet ključnih prednosti upravljanja softverskim resursima

Mnogo je primera iz raznih industrija kojima je moguće ilustrovatiulogu standardizacije osnovnih sredstava, a evo jednog univerzalnog: standardizacija vozila i dobavljača u voznom parku kompanije.

Prednosti standardizovanog voznog parka su sledeće:

Slična logika važi i kada je reč o ICT resursima i upravljanju IT okruženjem. Softverske licence su nematerijalno dobro, što otežava sagledavanje ovih resursa, ali je pristup isti. Standardizacija okruženja i dobavljača snižava troškove upravljanja okruženjem. Ako pogledamo svakodnevne zahteve u uobičajenom okruženju, rad sa Office paketom, operativni sistem, antivirus aplikacija i sl – sve su to "vozila u voznom parku", imovina i sredstva rada.

Standardizacija licenci, verzija i izdanja olakšava upravljanje ICT okruženjem i tako snižava troškove posedovanja.

Standardizovani softver donosi niže troškove upravljanja i posedovanja jer doprinosi jednostavnijem testiranju i primeni, nadogradnji, ažuriranju, obučavanju i unapređenju rada zaposlenih, usvajanju i unapređenju procedura i polisa, kreiranju standardnih postavki (imidža) i instalacionih paketa, propisivanju prava i dozvola nad sadržajem i pristupom sadržajima na serverima.

Upravljanje okruženjem, provera usklađenosti sa ugovorima, u okruženju u kom nije uvedena standardizacija, otežava uvid u stanje, mogućnost da u nekim segmentima postoji višak licenci a u nekima manjak licenci. Standardizacijom softvera koji je u upotrebi, gde je SAM od velike pomoći, ovakvi rizici se eliminišu.

Kada su proizvodi standardni, sledeći korak je standardizacija ugovora i dobavljača. Ovakav pristup doprinosi boljoj poziciji u pregovorima, jednostavnijoj administraciji ugovora, olakšanom planiranju, jednostavnijim procedurama naručivanja. Standardizovani ugovori olakšavaju planiranje u pogledu angažovanja timova i u pogledu finansija, s obzirom da jedan ciklus nabavke zahteva angažovanje finansijskog sektora, sektora nabavke, IT sektora i uprave organizacije. "Ad-hoc" nabavke su po pravilu najskuplje i dovode do velikih rupa u budžetu. Više licencnih ugovora to dodatno usložnjava zbog više detalja koje je potrebno proveriti da bi se utvrdilo da li posedujete određenu licencu proizvoda, koju količinu, verziju, izdanje. Svaka neusklađenostje rizik po budžet i poslovanje.

Kada su u pitanju procedure za instalaciju, standardne postavke, instalacioni paket, standardizacijom se izbegava upotreba neodgovarajućih medija za instalaciju i nekontrolisano instaliranje softvera. Ako uzmemo za primer licencni portal kompanije Microsoft, MVLS, ako ste nabavili aplikaciju Microsoft Visio, na portalu će se pojaviti sve verzije za preuzimanje. Ako imate licencu za "standard" a koristite instalaciju "pro" verzije, tada više niste u skladu sa ugovorom što može da izazove probleme.

Postoje radna mesta u organizacijama na kojima korisnici imaju administratorska prava na svojim računarima. Pre svega su to sektori za razvoj i testiranje, tehničku podršku. Upravo u takvim situacijama je i verovatnoća nekontrolisane instalacije softvera veća. Standardizacija obuhvata dokumentovanje polisa i procedura za instalaciju i deo je SAM discipline. Takođe omogućava odgovarajuću i jasnu komunikaciju prema ovim zaposlenima i ukazivanje na postojeće rizike kada su im dodeljena posebna prava nad okruženjem. Bez standardizacije, okruženje je maglovito, nejasan je uvid, a u maglovitim uslovima otežano je upravljanje.

Jedno od čestih savremenih rešenja su terminal servisi, bilo primenom Microsoft Windows Terminal Services ili Citrix servera. Odobravanjem pristupa korisniku, omogućava se i pristup i upotreba svih programa na profilu. Ako nisu standardizovana prava pristupa i upotrebe, suočavamo se sa upotrebom svih aplikacija sa servera od strane svih korisnika, bez obzira na to da li to odgovara stvarnim potrebama. Ili prostije rečeno, korisnici će upotrebljavati softver koji se pojavi na desktopu. Treba imati u vidu da se, na primer već pomenuta Microsoft Visio aplikacija, licencira po uređaju i da je potrebno imati licencu za svaki desktop koji pristupa ovom serveru, bez obzira na činjenicu da je potrebna jedna instalacija na serveru. Ova okolnost je česta pojava i jedan od čestih slučajeva neusklađenosti i otežanog upravljanja okruženjem.

Ovo je 5 glavnih razloga "za" standardizovan pristup u upravljanju:

• Standardni softver,
• Standardni ugovori i dobavljači,
• Standardni resursi za instalaciju,
• Standardizovane dozvole i prava,
• Standardizovani profili.

Software Asset Management – SAM je disciplina koja se, između ostalog, bavi standardizacijom, u cilju efikasnijeg upravljanja softverom i licencama. Vođeni primerom sa početka teksta, ugovori sa vlasništvom licenci, kao na primer Enterprise Agreement ili OPEN license, mogu da se uporede sa posedovanjem vozila u voznom parku.

Novi i savremeniji modeli pretplate na poslovni softver, kao na primer Office 365,mogu da se uporede sa iznajmljivanjem vozila preko Rent a Car agencije. A to je pristup koji delom i zahvaljujući standardizaciji postaje sve popularniji, upravo zbog očigledno povoljnijih finansijskih efekata. Vredi razmatranja.

Ceo test možete pročitati na sajtu takami.rs