Upravljanje promenama u IT okruženju - Migracija na Office365 pretplatu i upravljanje procesom

Savremeni uslovi poslovanja nameću stalne promene - bilo da su u pitanju promene u strukturi zaposlenih, promene lokacija ili u strukturi kompanije, svakodnevne promene su neminovne. Kvalitetne odluke u ovom domenu otvaraju menadžment timu prostor za ostvarivanje značajnih benefita, kako u vidu smanjenja troškova, tako i u pogledu povećanja kapaciteta organizacije za postizanje ciljeva.

Jedna od najaktuelnijih promena je uvođenje u poslovanje pretplate na najrasprostranjeniji paket poslovnih alata Microsoft Office365, odnosno prelazak na poslovanje na oblaku (in the Cloud). Shodno novom modelu neophodno je sagledati sve aspekte ove promene, da bi se dobila procena uticaja na troškove i dugoročne finansijske benefite.

Ovakve promene poslovnog okruženja zahtevaju blisku saradnju između osobe/tima za upravljanje računarskim softverom u preduzeću (Software Asset Management) i funkcije za upravljanje promenama (Change Management), kao obaveznih činilaca strukture za upravljanje IT servisima u organizacijama – u najboljem slučaju prema tzv. ITIL praksi (IT Infrastructure Library).

Cilj funkcije za upravljanje promenama (Change Management) je, u najkraćem, da se minimiziraju rizici od uticaja promena na kvalitet IT servisa, odnosno maksimalno pospeši njihov pozitivan efekat. U tu svrhu manje kompanije oslanjaju se na dobro razumevanje IT-ja od strane menadžmenta, dok veće organizacije formiraju posebno telo - Change Advisory Board – skraćeno CAB, koji se sastoji od svih relevantnih funkcija u kompaniji.

U okviru pomenutih ITIL skupa procesa, upravljanje promenama obuhvata:

• Promene odobrene od strane uprave, npr. izmene u proceduri tokom nekog procesa;
• Generalna promena koja donosi dodatnu vrednost u poslovanju;
• Novi prilagodljiv proizvod, softver, hardver ili tehnologija;
• Primena novina sa niskim i prihvatljivim rizikom na postojeće IT okruženje.

Sa stanovišta licenciranja, migracija na Microsoft Office365 donosi jednu veliku promenu. Dosadašnji model licenciranja Microsoft Office paketa bio je stalna licenca po uređaju ("per device") a sa dostupnošću pretplate na Microsoft Office365 na tržište, uveden je novi model plaćanja po korisniku ("per user"). Ova migracija zahteva promene od načina upravljanja licencama do procesa instalacije i implementacija paketa u okruženju.

Formalni proces pripreme i odobravanja promene u IT okruženju pokreće telo zaduženo za upravljanje promenama, razmatranjem odnosno odobravanjem zahteva za promenom (tzv. Request for Change – RFC). Ovo telo razmatra sadržinu zahteva za promene u licenciranju, načinu instalacije, pripreme paketa za instalaciju i implementaciju (deployment), upravljanje promenom i rizike po poslovanje kompanije.

Praktično gledano, elemente promene sagledava sasvim relevantnim timovima, kako i na koji način će se promena implementirati u IT okruženju – kompaniji.

U konkretnom primeru prelaska sa modela stalne licence na pretplatu, CAB telo zajedno sa Software Asset Management timom treba da razmotri sledeće aspekte promene:

• Šta je promena i u čemu se sastoji, koje su glavne osobine migracije?
• Kakav je uticaj promene na postojeće sisteme? Da li su potrebne modifikacije postojećih procesa?
• Kakav je uticaj promene na postojeće procese? Da je potrebna modifikacija postojećih procesa?
• Kakav je uticaj promene na korisnike?
• Kakav je uticaj promene na usklađenost sa zakonskom regulativom i kompanijskim standardima?
• Kakav je uticaj promene na troškove i finansije, postojeće budžete?

Rezultat je kreiranje plana implementacije promene i koraka koje je potrebno preduzeti, uz najmanji mogući rizik po poslovanje kompanije. U konkretnom slučaju migracije na Microsoft Office365 pretplatu, plan će sadržati sledeće aspekte:

• Proces nadogradnje, sa posebnim osvrtomna korisnike, a ne računare, kao u slučaju do sada;
• Na koji način nova verzija softvera utiče na postojeći hardver, koji su zahtevi po pitanju RAM memorije, prostoru na hard disku, veze ka Internetu itd.

S obzirom na postojeće procedure instalacije, treba doneti rešenje koje unosi najmanje promena u postojeće stanje. U slučaju da je do sada postojao instalacioni paket rešenje je da se na taj isti način i ova promena sprovede.

U konkretnom slučaju promene licencnog modela i načina distribucije ažuriranja zahtevaju promene u postojećim procesima. I tu neke prednosti ovog modela postaju mnogo jasnije - ažuriranja se automatski distribuiraju od strane kompanije Microsoft, a distribucija se može prilagoditi zahtevima postojećeg okruženja.

Praćenje korišćenja licenci od sada je usložnjeno jer pored toga da sada licencu treba pratiti prema korisniku, postoji i odredba da je dozvoljena instalacija paketa na pet uređaja.

Ako postoji aplikacija za upravljanje licencama, veoma je dobro iskoristi postojeći sistem za predviđanje broja korisnika. Uz pomoć njega može se ujedno izvršiti i optimizacija i racionalizacija postojećeg stanja.

Novi model pretplate na softver u oblaku podrazumeva sagledavanje ukupnih troškova na trogodišnjem nivou da bi se dobila bolja slika nove situacije. Na osnovu analize i izveštaja, na kraju procesa promena, CAB telo zatvara RFC izveštava menadžment o rezultatima i uspešnosti procesa.